Projektmanagement

Allgemeine Projektgrundlagen und die richtigen Rahmenbedingungen schaffen, Risiken und Stakeholder analysieren, konkrete Ziele und Arbeitspakete definieren und dann einzelne Aktivitäten planen, durchführen und nacharbeiten – all das ist im klassischen Projektmanagement elementar. Für ein Innovationsvorhaben ist es aber mindestens genauso wichtig, Räume für die Ideenentwicklung zu schaffen und zukunftsweisende und für das Projekt relevante Kompetenzen im Team aufzubauen. Dabei ist kollaboratives und interdisziplinäres Arbeiten von Vorteil, um die größtmögliche Bandbreite an Expertise und Erfahrungswerten für die konstruktive Arbeit in neuem Fahrwasser zu nutzen. Eine gute Unterstützung bieten (Kreativ-)Methoden und digitale Tools. Flexibilität ist wichtig, um falsch laufende Prozesse schnell stoppen zu können und in eine andere, sinnvolle Richtung zu steuern. „agil Sein“ und Offenheit gegenüber dem Neuen zeigen ist die allseits propagierte und tatsächlich wirksame Zauberformel – gleichzeitig aber die wesentliche Herausforderung.

Wir, das interdisziplinäre Projektteam aus Mitarbeiter/innen der MFG Baden-Württemberg und des StadtPalais– Museum für Stuttgart, haben uns dieser Herausforderung gestellt. Erkenntnisreich war vor allem das „agil und effizient Sein“ im Rahmen der turbulenten Planungs- und Change-Prozesse für das neue Stadtmuseum im Vorfeld der Museumseröffnung.

Projektgrundlagen

Projekte entwickeln sich im besten Fall aus richtungsweisenden Impulsen, Bedarfen und Erfahrungen heraus, die jedem Vorhaben sein individuelles Profil geben. Die Idee zu „Stuttgart neu erzählt“ hat sich ganz wesentlich als Folgeprojekt der Workshopreihe „Open Up! Museum“ der MFG für die Museen in Baden-Württemberg ergeben. Bei „Open Up! Museum“ wurden zukunftsweisende Themen und neue Wege der Kulturvermittlung identifiziert und in intensiven Workshops und Webinaren durch Experten den Mitarbeiter/innen der Museen nähergebracht. Im Rahmen der Workshops zeigte sich das heutige STADTPALAIS – Museum für Stuttgart, eine Institution im Entstehen, sehr offen und interessiert, sich mit der MFG über potenzielle Kooperationen im Rahmen neuer innovativer Projekte auszutauschen.

Die erste Idee war ein Projekt, dass sich mit der Geschichte Stuttgarts beschäftigt – generationenübergreifend und kulturübergreifend. Die Ergebnisse des Projekts sollten dann in die geplante Ausstellung des neuen Stadtmuseums integriert werden. Ideal dazu war die Thematik des Storytelling als partizipative Methode und neue Dialogmöglichkeit mit der Öffentlichkeit, abgeleitet aus dem Thema eines „Open Up! Museum“-Workshops. Beides, die Idee und die Methode, wurden nach intensivem Brainstorming mit Blick auf die Fördermöglichkeit, der Ausschreibung des Innovationsfonds Kunst Baden- Württemberg – Freiräume für neue Konzepte, konkretisiert. Der Antrag mit dem Ziel, „Digital Storytelling“ einzusetzen und das neue Format „Video Jam“ zu testen, um StuttgarterInnen ihre Geschichte erzählen zu lassen, wurde durch den Innovationsfonds Kunst (1. Tranche 2016) mit 40.000 Euro gefördert. Die Projektlaufzeit betrug zum Start 18 Monate. Der Arbeitstitel lautete zunächst: „Eine Stadt erzählt: Digitale Geschichten aus Stuttgart“. Der Projektantrag enthielt bereits die genaue Arbeitspaket- und Projektbudgetplanung nach Personalkosten mit Pauschale, Personentagen und Sachkosten. Die Weichen waren somit gestellt und wir begannen das Projekt mit einem Kick-off.

Kick-off

Für den halbtätigen Kick-off-Workshop des Projekts trafen wir uns Anfang April 2016 in den Räumen der MFG. Ziele des Treffens waren, sich zunächst besser kennenzulernen, das Projektziel gemeinsam zu schärfen und im nächsten Schritt systematisch den Projektablauf zu klären. So gut es ging und soweit sinnvoll zu diesem Zeitpunkt haben wir die einzelnen geplanten Arbeitspakete  und auch die ersten kommunikationsstrategischen Überlegungen zusammen festgezurrt. Zum Start der Prozesse konnten schließlich die ersten konkreten Aufgaben im Team definiert und verteilt werden.

Projektteam

Wir hatten das Glück, zum Start ein Team ganz unterschiedlicher und für die Ziele wichtiger Abteilungen zu sein, und zudem organisationsübergreifend innerhalb Stuttgarts mit relativ kurzen Wegen zusammenarbeiten zu können. Spannend in der Teamentwicklung war vor allem das Zusammenwachsen durch unsere Projektrollen. Im Projektverlauf änderte sich unser Team ganz maßgeblich, was die Projektkompassnadel zunächst etwas durchdrehen ließ – dazu in den nächsten Beiträgen mehr.

Ein klares Statement seitens der Teamleiter des Planungsstabs Stadtmuseum war, dass sie sich aus Gründen der nahenden Eröffnung des neuen Stadtmuseums ab Frühjahr 2018 (die Eröffnung war Stand Projektbeginn sogar im Herbst 2017 geplant) mehr und mehr aus dem Projektprozess herausziehen müssten. Demnach würden sie ihre Rollen immer weniger erfüllen können. Das Statement hatte hohe Relevanz für den gesamten Planungsprozess. Es bedeutete unter anderem, dass wir Aufgaben wie die Beiträge für das Projektlogbuch, das laut Plan eigentlich (Blick hinter die Kulissen –) Beiträge aller Teammitglieder enthalten sollte, schlicht aus Ressourcengründen der MFG zugeschrieben. Das Team war sich aber nach wie vor einig, dass die Projektgeschichte via Logbuch erzählt werden sollte, auch um multimediale Insider Blicke zu gewähren. Dafür wurde an diversen Projektterminen systematisch Material in Form von kurzen Videosequenzen und Fotos gesammelt. Es entstanden zum Start des Projekts unter anderem die Videos, mit denen wir uns als interdisziplinäres Projektteam vorstellen und gleichzeitig in kleinen Schritten der Thematik des Digital Storytelling annähern. Mit den Videos zeigen wir also keine Highend-Produktionen, zumal sich die MFG und auch das StadtPalais Stuttgart aktuell im frischen Look zeigen und somit das Corporate Design in den meisten Videos beider Institutionen inzwischen Geschichte ist:

Vesna Babić M.A., Leiterin Kommunikation und Marketing

Vesnas Aufgaben bei der Planung des Stadtmuseums: Leitung des Bereichs Marketing und Kommunikation, Betreuung diverser Kommunikationskanäle des Museums und Aufbau einer Infrastruktur für den Museumsbetrieb. Bei „Stuttgart neu erzählt“ nahm sie die Rolle der Leitung seitens Planungsstab Stadtmuseum ein. Besonderheit: Nicht nur, dass sie die planerischen und kommunikativen Fäden in der Hand hielt und sich für die Tutorials zur Story-Produktion vor die Kamera stellte – sie blieb vor allem als wichtige Konstante von Anfang bis Ende dem Projekt erhalten.

Silvia Gebel, Leitung Stadtlabor & Museumspädagogik

Silvias Aufgabe bei der Planung des Stadtmuseums: Aufbau, Betrieb und die Betreuung des Stadtlabors sowie die Konzeption der museumspädagogischen Angebote im neuen Stadtmuseum. Bei „Stuttgart neu erzählt“ war sie Mitentwicklerin der Plattform, am Story Jam beteiligt und sie war Ansprechpartnerin zum Thema Medien und Bildung. Besonderheit: Ihr künstlerisches Talent, das sie unter anderem bei der Gestaltung der Icons für den Themenbereich Rechtliches auf der Plattform eingesetzt hat.

Dr. Markus Speidel, ehemaliger wissenschaftlicher Mitarbeiter Planungsstab Stadtmuseum

Markus‘ Aufgaben bei der Planung des Stadtmuseums: Fachwissenschaftliche Konzeption und Leitung Bau der Ausstellungen, worüber er auch gebloggt und getwittert hat. Bei „Stuttgart neu erzählt“ war er leitend bei der inhaltlichen Entwicklung des Projekts mit Blick auf die Integration in die Ausstellung beteiligt. Besonderheit: Markus prägte das Projekt inhaltlich in der Entwicklungsphase vor dem Launch der Plattform und produzierte beim Ausprobieren der Methode Digital Storytelling eine charmante Story zum Thema „Meine Stadt, meine Geschichte“. Dann verließ er leider den Planungsstab Stadtmuseum und somit auch das Projekt. Er bleibt Stuttgart aber hier erhalten.

Christine Eiche M.A., wissenschaftliche Volontärin

Christines Aufgaben bei der Planung des Stadtmuseums: Beteiligung an der Ausstellungsplanung für das StadtPalais– Museum für Stuttgart und beim Sammlungsaufbau. Sie war nicht von Beginn an bei „Stuttgart neu erzählt“ dabei, sondern ist während der Tutorialproduktion dazugestoßen. An der Plattformentwicklung und am Story Jam war sie auch fachwissenschaftlich beteiligt. Besonderheit: Viel Charme und Rhetorik beim Einsatz vor und hinter der Kamera.

Petra Newrly, Teamleiterin Digitale Kultur

Petras Aufgabe bei der MFG Baden-Württemberg: Leitung des Teams Digitale Kultur, Beratung von Museen und kleinen und mittleren Unternehmen bei der Entwicklung digitaler Strategien sowie dem Umgang mit den Herausforderungen der digitalen Transformation Projektrolle „Stuttgart neu erzählt“: Sie wirkte wesentlich an der Entstehung des Projekts mit. Darüber hinaus war sie für die Ausrichtung der digitalen Projektstrategie mitverantwortlich und konzipierte und moderierte gemeinsam mit Heike den Story Jam. Besonderheit: Petra hat sehr viel Erfahrung im europaweiten Projektmanagement, in der Entwicklung innovativer Methoden und Konzeption neuer Formate – für das Team war es also gerade beim Projektstart wertvoll, Petra dabei zu haben.

Heike Kramer, Projektleiterin Digitale Kultur

Meine Aufgaben bei der MFG Baden-Württemberg: Projektleitung und andere Aktivitäten zur Förderung von Kulturinstitutionen bei der digitalen bzw. sozialen Transformation und Unterstützung beim Ausprobieren innovativer Vermittlungsformate in Museen. Projektrolle „Stuttgart neu erzählt“: Projektleitung. Besonderheit: Ich schreibe das Logbuch und möchte gewinnbringende Einblicke in den Projektprozess bieten.

Yannick Opalla M.A., wissenschaftlicher Volontär

Aufgaben bei der MFG Baden-Württemberg: Aushilfstätigkeit in der Kommunikationsabteilung bis November 2017. Aufgaben bei der Planung des Stadtmuseums: Beteiligung an der Ausstellungsplanung für das StadtPalais– Museum für Stuttgart und beim Sammlungsaufbau ab Dezember 2017. Projektrolle „Stuttgart neu erzählt“: Zunächst als Filmer und Produzent für die Tutorials zum Projekt gekommen, ist er bald als freier Mitarbeiter beim Planungsstab Stadtmuseum mit der Weiterentwicklung der Onlineplattform beauftragt worden. Schlussendlich ist er von der MFG zum StadtPalais– Museum für Stuttgart gewechselt und dort wissenschaftlicher Volontär geworden. Besonderheit: Ein Glücksfall für das Projekt und das Museum! Man könnte behaupten, er ist beispielhaft für einen zeitgemäßen Museumsmitarbeiter. Als Doktorand zum Thema „Museen und digitale Transformation“ ist er fachwissenschaftlich bestens gerüstet. Beruflich und privat Social Media- und Video-affin, bringt er auch hier entsprechende Kompetenzen und Motivationen mit.

Klärung des Projektablaufs

So banal es klingt, zum Start des Projekts war es sehr wichtig, die übergeordneten Ziele im Team vor Augen – und zwar großformatig an der Wand – zu haben und gemeinsam abzustimmen.

Nach Klärung der Fragen „Verstehen wir darunter alle das Gleiche? Stimmen alle den richtungsweisenden Zielen ausnahmslos zu?“ ging es an die Operationalisierung. Das wichtigste Thema dabei war der aktuelle Kontext der Planung des Stadtmuseums für Stuttgart. Während des gesamten Projekts gab es kein real existierendes Museum mit Leitbild, Ausstellungs- und Veranstaltungsbetrieb, Infrastruktur, Programmen und Mitarbeiter/innen im Museumsalltag. Vielmehr bot der Planungsprozess des Museums durch den Planungsstab den Kontext, verwaltungstechnisch und örtlich angesiedelt bei der Stadt Stuttgart – Fluch und Segen zugleich! Einerseits schafft so eine Situation viele Freiräume und Synergien bei der innovativen Projektentwicklung parallel zur neuen Museumsentwicklung. Andererseits gab es wenige Orientierungsmöglichkeiten an vorhandenen Strukturen und Konstanten und keine Möglichkeiten der Planung und des Ausprobierens im realen Museum und analogen Räumen.

Wie also anfangen und die Arbeitspakete ausrichten? Was konnte zum Start der Prozesse die Basis sein, wie die wichtigsten Rahmenbedingungen aussehen, auf die aufgebaut werden kann, um das Projekt nachhaltig zu gestalten? Zum einen war es die anfängliche Idee, das Konzept der Dauerausstellung zum damaligen Zeitpunkt, das erste inhaltliche Eckpfeiler bot. Diese Eckpfeiler waren etwa:

  • Kommentarfunktionen und Partizipationsmöglichkeiten für BesucherInnen als roten Faden in der Ausstellung
  •  WLAN
  •  Bereich, in dem Geschichten der letzten 50 bis 70 Jahren erzählt werden, die auch kontrovers sein dürfen
  •  Themenbereiche, Mediaguide und Medienstation, mittels derer Prominente und Bürger/innen Geschichten über Stuttgart erzählen

Damit die Storys der Bürger/innen, die während unseres Projekts gesammelt werden, größtmögliches Potenzial für eine nachhaltige Integration in die Dauerausstellung des Museums haben, sollten sie also von Stuttgart in den letzten 50 bis 70 Jahren bis heute erzählen und für den Mediaguide sowie die Medienstation tauglich sein.

Informationen zum StadtPalais nach dem Projekt „Stuttgart neu erzählt“ Stand April 2018: www.stadtmuseum-stuttgart.de/stadtmuseum-stuttgart-konzept.htm

Zum anderen boten die erfreulicherweise bestehenden und regelmäßig bespielten digitalen Kommunikationskanäle eine digitale Infrastruktur. Das  Museum war bereits vor der Eröffnung mit Website, Blog und Social Media  virtuell präsent. An diese Struktur konnte unser Projekt direkt anschließen. Mit diesem Rahmen, ergänzt durch Infrastruktur und Netzwerke der MFG, konnten beim Kick-off die Arbeitspakete (APs) ausgerichtet und wie folgt erste Aufgaben definiert und priorisiert werden:

  1. AP Workshop Digitale Strategie: Wird geplant und durchgeführt durch die MFG zur Erarbeitung der (digitalen) Projektstrategie in den Räumen der MFG, um zu identifizieren, was Kern des Projekts ist und festzulegen, wie die Maßnahmen systematisch ineinander greifen.
  2. AP Workshop Digital Storytelling: Wird geplant und durchgeführt zusammen mit einem Experten, akquiriert durch die MFG, zur Erarbeitung der Methode Digital Storytelling in den Räumen der MFG. Ziel ist, das Team zu schulen und durch das eigene Erstellen digitaler Geschichten Verständnis zu schaffen, wie Digital Storytelling möglichst barrierefrei funktionieren kann und was die Bürger/innen zum Storytelling über Stuttgart brauchen.
  3. AP Video Jam: Wird geplant und durchgeführt durch das ganze Projektteam mit spezifischen Rollen für das Teilprojekt. Der Video Jam hat zum Ziel, an zwei Tagen Kreativraum, Technik und Know-how zu bieten, damit StuttgarterInnen digitale Storys produzieren können.
  4. AP Leitfaden / Logbuch: Zunächst Material- und Content-Sammlung, Planung und Durchführung wird verschoben. Ziel: Einblicke in den Projektprozess und Empfehlungen zur Gestaltung eines derartigen Projekts, resultierend aus den Lessons Learned.
  5. AP Projektmanagement: Das Projektmanagement liegt vor allem bei der MFG, Projektleitung Heike Kramer. Geplant sind monatliche Jour-Fixe-Treffen, mehr Abstimmungstermine wird es dann zur Planung des Teilprojekts „Video Jam“ geben. Markus Speidel liefert systematische Eckdaten zum Planungsprozess der Ausstellung, Vesna Babić ist Ansprechpartnerin zur Steuerung aller Prozesse. Wir wollen für unsere Zwecke praktikable digitale Tools zum Projektdatenmanagement und zur Kommunikation identifizieren und nutzen.

Eine grobe Zeitschiene zur Platzierung der Arbeitspakete war zudem Ergebnis unseres ersten Projekttreffens: Die wichtigen Workshops zur Projektentwicklung und Einführung in die Methodik „Digital Storytelling“ mussten so schnell wie möglich folgen und im Sommer 2016 stattfinden. Der Video Jam sollte gleich Anfang 2017 stattfinden, um noch vor dem großen Neueröffnungs-Workload eine gute und erkenntnisreiche Veranstaltung durchführen zu können. Klar ist, dass Planungen und Strukturen sich in der Entwicklung ergeben und sich in einem gewissen Rahmen ändern können, gerade bei Innovationsprojekten! Nun hieß es erstmal: „Mögen die Prozesse beginnen!“

Termine, Termine, Termine…

Regelmäßige Kommunikation im Team ist definitiv eines der wichtigsten Elemente, die es im Projekt bewusst und permanent zu fördern und zu managen gilt. Verlässlichkeit und Wertschätzung müssen dabei leitend sein, um den Prozess am Laufen zu halten. Beim Projektstart hatten wir festgelegt, dass wir einmal im Monat Telefonkonferenzen mit dem Team durchführen, um so effizient und zeitsparend wie möglich den Projektprozess zu besprechen und weiter zu planen. Schnell wurde allerdings klar: Nichts ersetzt eine Besprechung Face to Face! Die unmittelbare Nachbarschaft des Planungsstabs im Tagblattturm und der MFG im Bosch Areal in Stuttgart führte schnell dazu, dass wir von der MFG mindestens einmal im Monat zum Tagblattturm gepilgert sind. Dort, in der Bibliothek und im Sitzungsraum, haben wir umfangreiche moderierte, systematische und ergebnisorientierte Meetings durchgeführt – umrahmt von Bücherregalen, bei gutem Cappuccino und mit grandiosem Blick über die Stadt (im 11 OG.!).

Neben dem regelmäßigen Jour Fixe wurden bei Bedarf zusätzliche Termine durchgeführt, etwa mit neuen Projektpartnern, während der Entwicklung der Online-Plattform oder zur Planung des Jams. Diese fanden häufig mit allen im Team, aber immer mit den für den Besprechungsschwerpunkt wichtigsten Personen statt.

Tools

Unsere Arbeitsprozesse haben sich via Google Drive-Ordnersystem kollaborativ gestalten lassen. Dazu war etwas Vorarbeit beim Einrichten und Zugang schaffen mit GoogleMail-Accounts nötig. Sobald aber jeder Zugriff hatte, konnten wir problemlos damit arbeiten. Empfehlung: Mit Google Drive lassen sich gut und simultan Projektdokumente im Entwicklungsprozess und multimediales Rohmaterial bearbeiten und ablegen und mit anderen, kostenfreien Google-Anwendungen wie etwa Hangouts vernetzen. Sensiblere Dokumente wie Verträge oder Personendatenbezogenes sollte dort allerdings nicht ohne weiteres abgelegt werden.

Programme zur Planung und Präsentation wie die gute alte Excel-Tabelle, um etwa ein Gantt Chart darzustellen, oder Power Point für Präsentationen sind natürlich nach wie vor grundständige und nützliche Arbeitstools. Als Online-Apps auf Drive oder anderen cloudbasierten Speicherorten lassen sich damit Inhalte gleichzeitig, ortsunabhängig und ergänzend schnell bearbeiten. Digitale Möglichkeiten für die Planung und Kommunikation bieten auch professionelle Tools wie MS Project für das Projektmanagement und Tixxt oder Slack für die Kommunikation. Für unsere Zwecke, also ein Projekt mit überschaubaren Mitarbeiter/innen, Budget und Laufzeit, wäre das Anschaffen, die Einführung in den Umgang und Nutzung mit Mehrwert für den Prozess allerdings nicht verhältnismäßig gewesen. Viel wichtiger war dagegen, Raum für Ideenentwicklung, Medienkompetenzerweiterung und Entwicklung von Strategien und Produkten zu bieten. Dazu gehörte auch, entsprechendes Material – vom nicht zu unterschätzenden Post-it bis zum Green Screen – anzuschaffen und bereit zu halten, um dem Team und auch der Zielgruppe größtmögliches Potenzial zum kreativen und konstruktiven Arbeiten zu bieten.